i-Portal

Mengambil tempat di Ruang Kelas RICE Lantai 3 GPT INTI, Selasa 29 April 2008 dicanangkan gerakan awal dimulainya (kembali) penertiban fungsi administrasi di INTI, khususnya tata persuratan.

Sebagai tindak lanjut dari himbauan Dirut tentang Penertiban Tata Persuratan di INTI, Div. Setper & SDM, Cq. Bag. Adrus, Bag. Hukum dan Bag. Humas bekerja sama dengan Bag. Bang. & Yan. SDM melaksanakan program sosialisasi “Tata Naskah, Tata Cara Penandatanganan dan Pendistribusian Surat Keputusan Direksi, serta Penerapan Logo Perusahaan”.

Begitu pentingnya program sosialisasi ini dapat dilihat dari banyaknya jumlah peserta yang harus (baca : wajib) mengikutinya, serta tidak boleh diwakilkan.
Direncanakan sekitar 98 orang peserta yang akan mengikuti pelatihan ini akan dibagi kedalam 3 (tiga) angkatan, hal ini bertujuan agar tidak mengganggu kegiatan fungsi administrasi di Divisi / Unit Kerja masing-masing.

Sebagaimana disampaikan Manager Bang. & Yan. SDM, Endang Yuliawaty pada saat membuka secara resmi program sosialisasi penertiban tata persuratan ini, bahwa “banyak surat yang dikembalikan oleh Direksi, bukan karena materinya yang tidak tepat, tetapi karena banyak yang salah, seperti surat yang diketik dengan kurang baik/kurang rapi, serta penulisannya yang tidak tepat”

Lebih lanjut Endang Yuliawaty mengatakan, “keberhasilan dari pelatihan ini diukur dari kesiapan peserta untuk dapat menerima materi yang disampaikan dan mengimplementasikannya dalam pelaksanaan tugas sehari-hari”.

“Dengan demikian, secara langsung dapat membantu atasan, dalam rangka mengurangi beban tugas dan tanggung jawabnya”.

Dalam sesi pertama ini bertindak selaku pemateri adalah Ass. Man. Admintor Div. Setper. & SDM, Rosita M. Hasnah, yang menyampaikan materi tata naskah (surat dan arsip) serta program admintor.

Semua peserta, tak terkecuali yang diantaranya pernah mengikuti program serupa, tampak bersemangat dan banyak mengajukan pertanyaan, serta usulan menyangkut materi pelatihan.

Salah satu wacana yang berkembang dalam pelatihan ini adalah, “apakah konsep tata persuratan yang berlaku di INTI hanya diperuntukan untuk surat-surat ‘konvensional’ ataukah juga (harus) diberlakukan kepada surat-surat elektronik (e-mail)?”, demikian Harmen Mesta salah seorang peserta dari angkatan pertama.

Harmen Mesta menambahkan,”melihat latar belakang peserta pelatihan yang umumnya menangani fungsi administrasi (kesekretariatan) di unit kerjanya masing-masing, maka kesempatan ini seharusnya dapat dimanfaatkan untuk mensosialisasikan, mengkampanyekan sekaligus menghimbau untuk mensukseskan program paperless sebagaimana telah dicanangkan perusahaan”.

Pendapat tersebut langsung ditanggapi beragam oleh para peserta, diantaranya Rachmat Effendi dari Div. JTT, yang memberikan komentar atas penggunaan e-mail.

Rosita M. Hasnah menyambut baik dan dapat menerima usulan tersebut, namun dalam beberapa hal tertentu, khususnya yang menyangkut transaksi keuangan, seperti Perdin misalnya agak (masih) sulit untuk diaplikasikan.

Selain Rosita M. Hasnah, pemateri yang ikut berbagi ilmu (wawasan) dalam program sosialisasi ini adalah Adhi Setiawan (dari Bagian Hukum) yang akan menyampaikan materi tentang tata cara pembuatan, penandatanganan dan pendistribusian SKD serta Sofyan David Subianto (dari Bagian Humas) yang akan menyampaikan materi panduan penerapan logo.

Mudah-mudahan pelatihan selama dua hari ini dapat membawa banyak manfaat kepada perbaikan tata persuratan di INTI, sehingga kasus dikembalikannya surat-surat yang telah sampai ke meja Direksi tidak terjadi lagi.

Kita lihat saja nanti.(INTI/HM)