i-Portal

Pernahkah terbayang oleh kita berapa rim kertas per bulan yang dibutuhkan hanya untuk membuat surat undangan rapat (intern) dan risalah rapatnya?

Katakanlah undangan dan risalah rapat yang dibuat tersebut langsung sekali jadi, artinya tidak ada koreksi (tidak perlu ada koreksi-an dari pimpinan rapat). Ditambah lagi dengan materi (dokumen) yang diperlukan untuk rapat tersebut.

Sudah bisa dipastikan akan banyak, karena kalau kita mau jujur lihatlah disekitar kita, diatas meja kita, atau pada berkas-berkas yang sudah tidak terpakai lagi, sangat banyak dan bertumpuk bukan?

Itu baru berkas kita, atau berkas di Urusan kita, atau berkas di Bagian kita, lalu bagaimana dengan jumlah yang bisa kita kumpulkan dari Divisi / Unit kita?, kemudian cobalah bayangkan di seluruh perusahaan ini.

Percayalah, jumlahnya pasti sangat banyak, mencengangkan dan diluar dugaan!
Bertolak dari hal tersebut diatas, perusahaan dalam rangka lebih meningkatkan program efesiensi di segala bidang, mencoba dan mendorong penggunaan kertas seminimal mungkin dengan mencanangkan program paper less.

Ini hanyalah merupakan salah satu program efesiensi dari beberapa program lainnya, yang kita kenal dengan Cost Leadership.

Banyak hal yang dapat kita lakukan untuk mensukseskan program Cost Leadership tersebut, seperti mematikan alat olah data jika belum/tidak digunakan, naik turun tangga 1 atau 2 lantai (supaya sehat) untuk meminimalkan penggunaan lift, menggunakan air secukupnya, mematikan lampu pada siang hari (jika tidak begitu diperlukan), menggunakan jasa kurir untuk penghantaran dokumen/surat, menyelenggarakan rapat intern (rapat koordinasi) di lingkungan kantor, optimalisasi penggunaan kendaraan (operasional) dinas, dan lain-lain.
Sangat banyak, dan kita sebenarnya tahu dan mampu melakukannya.

Divisi Sekretariat Perusahaan dan SDM, c.q Bagian Yanper dalam rangka mendorong dan ikut mensukseskan program paper less tersebut telah menghilangkan (kertas) slip gaji, dengan cara elektronik (via e-mail). Demikian juga dengan program survey karyawan.

Hal yang sama telah dirintis oleh Divisi Pusbispro, setidaknya untuk undangan dan pembuatan / penyampaian risalah rapat intern melalui e-mail.
Divisi/Unit lain (mungkin) juga telah melaksanakan, tetapi belum membudaya pada semua karyawan/level.

Memperhatikan dan mempertimbangkan hal tersebut diatas, diperlukan kerjasama semua pihak untuk dapat dan turut berpartisipasi aktif mensukseskan program dimaksud.

Tidaklah terlalu sulit untuk melaksanakannya, jika salah seorang dari kita bertindak sebagai notulis (rapat) atau kepada rekan-rekan Sekretaris (Direksi, Divisi/Unit) atau yang menangani fungsi administrasi di setiap Bagian punya peran yang sangat penting. Gunakanlah selalu e-mail.

Mulailah hari ini, saat ini, dan jangan tunda esok hari dengan alasan apapun.

Dengan menggunakan e-mail, selain dapat melakukan penghematan pada pemakaian kertas dan toner, waktu yang sangat berhargapun bisa di optimalkan untuk hal-hal / kegiatan produktif yang lain.

Sadarkah kita berapa banyak waktu yang dibutuhkan dan terbuang percuma untuk menyampaikan undangan/risalah rapat tersebut?

Kelihatannya memang sepele, tetapi kita harus ingat jika untuk hal-hal sepele saja kita tidak mau berubah, bagaimana kita dapat berharap untuk melakukan perubahan pada hal yang (sangat) besar?.

Penulis berpendapat, ini bukan persoalan kecil/sepele tetapi persoalan besar, dan ini adalah akar persoalan yang sebenarnya, karena jika kita berhasil melakukan perubahan dan sukses di program paper less ini berarti kita telah berhasil merubah mentalitas dan budaya (kerja) kita!

Bukankah begitu?

Jadi, mari kita mulai sekarang juga dan kita tunggu hasilnya.(INTI/HM)