Dikirim pada 2003-06-02 06:38:57 Oleh Admin
Rapat merupakan alat manajemen yang banyak dilecehkan orang. Dengar saja lelucon-lelucon sekitar rapat: "Rapat adalah tempat orang berkumpul membuang-buang waktu." atau "Komite adalah sekumpulan orang yang tidak mampu berbuat apa-apa bila sendiri dan setelah mereka rapat, tetap saja tidak mampu memutuskan untuk berbuat sesuatu."Tetapi menjadi anggota masyarakat berbarti menjadi anggota kelompok. Sejak lahir hingga mati kita ikut ambil bagian dalam kegiatan kelompok dan pertemuan. Misal, organisasi sosial, sekolah bahkan perusahaan tempat kita bekerja, semuanya mendorong kita untuk bergabung mencapai tujuan yang rasanya sulit untuk dicapai sendirian. Ada sebuah penelitian yang menyatakan bahwa semakin penting jenjang kedudukan anda dalam organisasi maka semakin sering dan penting anda melakukan rapat. Rata-rata, seorang pejabat eksekutif puncak menghabiskan waktu sekitar dua puluh jam seminggu untuk rapat.
Dalam literatur manajemen banyak dijumpai bahwa rapat merupakan media ampuh untuk mengumpulkan kemampuan individu dan menciptakan hasil yang lebih besar daripada penjumlahan orang yang terlibat, atau biasa disebut sinergi. Namun, dalam kenyataannya barangkali kita menyaksikan betapa banyak waktu yang disia-siakan dalam rapat. Kita mungkin melihat sikap ragu-ragu, dominasi, ketidakacuhan, permusuhan, proses yang bertele-tele, pemaksaan kehendak, atau egoistis. Ini semua merupakan sumber pelecehan terhadap rapat.
Tentu saja, kita yakin bahwa rapat dapat dilaksanakan sesuai dengan teorinya. Rapat tidak perlu membuang waktu bahkan anda dapat mengharapkan rapat sebagai peluang untuk mengembangkan gagasan secara sinergis. Namun demikian, perlu disadari bahwa rapat hanyalah salah satu dari sekian alat manajemen yang harus digunakan secara benar untuk tujuan benar agar membuahkan hasil yang diinginkan. Ada sekian banyak tips pengelolaan rapat yang baik, namun itu semua harus bermula dari diri kita sendiri, yaitu bagaimana menaikkan nilai diri anda dalam rapat. Ada beberapa tips berikut:
1. Datang tepat waktu. Anda akan mengganggu kelompok bila datang terlambat. Bila anda yang menunggu, maka manfaatkanlah waktu dengan mengerjakan sesuatu.
2. Duduklah berseberangan dengan ketua rapat. Anda akan lebih banyak dilibatkan dan diperhatikan.
3. Datang dengan persiapan matang. Bacalah agenda rapat; antisipasilah kebutuhan kelompok akan data yang anda punyai.
4. Berpartisipasilah. Rencanakanlah setidak-tidaknya satu kontribusi yang spesifik. Berbicaralah terus terang, jujur dan bijaksana.
5. Jangan memonopoli diskusi. Jika anda merasa bahwa anda harus mengomentari hampir semua masalah yang dibahas, barangkali anda telah terlalu banyak bicara.
6. Dengarkan agar anda memahami. Salah paham yang disebabkan oleh kurangnya anda mendengarkan adalah pemborosan waktu yang besar dalam rapat.
7. Berbicaralah agar anda dimengerti. Sesaat sebelum anda berbicara, jangan terlalu memikirkan apa yang akan anda katakan; pikirkan apa yang harus didengarkan oleh para anggota rapat.
8. Berpeganglah pada agenda. Jangan memanfaatkan rapat sebagai landasan untuk agenda pribadi anda. Jika anda merasa ingin berkatan, "Tanpa mengubah bahan bahasan .." maka katupkan mulut anda.
9. Kembangkanlah gagasan orang lain. Orang yang suka menonjolkan diri tidak akan melakukan hal ini. Ketua rapat akan melihat dan menghargai anda bila anda melakukannya. Jangan ubah fokus terlalu dini.
10. Bersikaplah optimis tentang kelompok. Sikap yang positif mengenai apa yang dapat dicapai kelompok akan terwujud dalam tindakan.
11. Berikan tantangan kepada kelompok. Ajukan pertanyaan "Bagaimana jika..". Ajaklah anggota melihat berbagai kemungkinannya.
12. Kritiklah gagasan, bukan orangnya. Keraslah terhadap gagasan, tetapi lunaklah terhadap orang. Bila anda menantang suatu gagasan, semangatilah orangnya.
13. Jangan gunakan kelompok sebagai pengganti diskusi langsung dengan anggota tertentu secara individual. Jangan buang waktu kelompok dengan melontarkan bahasan yang dapat dipecah secara orang per orang. Jangan permalukan orang dengan menyuarakan kritikan di depan umum. Meskipun anda bukanlah orang yang dipermalukan, anda akan dinilai secara negatif oleh kelompok karena kekurangbijaksanaan anda.
14. Berdirilah jika perlu. Tampilkan kepemimpinan anda pada saat kritis tanpa melangkahi ketua formal.
15. Kemukakan janji tindak lanjut. Jika hanya sedikit anggota yang bersedia menjanjikan tindak lanjut, anda harus berdiri menyatakan kesediaan anda.
Semoga sukses. (Rekan-Kantor)
Dalam literatur manajemen banyak dijumpai bahwa rapat merupakan media ampuh untuk mengumpulkan kemampuan individu dan menciptakan hasil yang lebih besar daripada penjumlahan orang yang terlibat, atau biasa disebut sinergi. Namun, dalam kenyataannya barangkali kita menyaksikan betapa banyak waktu yang disia-siakan dalam rapat. Kita mungkin melihat sikap ragu-ragu, dominasi, ketidakacuhan, permusuhan, proses yang bertele-tele, pemaksaan kehendak, atau egoistis. Ini semua merupakan sumber pelecehan terhadap rapat.
Tentu saja, kita yakin bahwa rapat dapat dilaksanakan sesuai dengan teorinya. Rapat tidak perlu membuang waktu bahkan anda dapat mengharapkan rapat sebagai peluang untuk mengembangkan gagasan secara sinergis. Namun demikian, perlu disadari bahwa rapat hanyalah salah satu dari sekian alat manajemen yang harus digunakan secara benar untuk tujuan benar agar membuahkan hasil yang diinginkan. Ada sekian banyak tips pengelolaan rapat yang baik, namun itu semua harus bermula dari diri kita sendiri, yaitu bagaimana menaikkan nilai diri anda dalam rapat. Ada beberapa tips berikut:
1. Datang tepat waktu. Anda akan mengganggu kelompok bila datang terlambat. Bila anda yang menunggu, maka manfaatkanlah waktu dengan mengerjakan sesuatu.
2. Duduklah berseberangan dengan ketua rapat. Anda akan lebih banyak dilibatkan dan diperhatikan.
3. Datang dengan persiapan matang. Bacalah agenda rapat; antisipasilah kebutuhan kelompok akan data yang anda punyai.
4. Berpartisipasilah. Rencanakanlah setidak-tidaknya satu kontribusi yang spesifik. Berbicaralah terus terang, jujur dan bijaksana.
5. Jangan memonopoli diskusi. Jika anda merasa bahwa anda harus mengomentari hampir semua masalah yang dibahas, barangkali anda telah terlalu banyak bicara.
6. Dengarkan agar anda memahami. Salah paham yang disebabkan oleh kurangnya anda mendengarkan adalah pemborosan waktu yang besar dalam rapat.
7. Berbicaralah agar anda dimengerti. Sesaat sebelum anda berbicara, jangan terlalu memikirkan apa yang akan anda katakan; pikirkan apa yang harus didengarkan oleh para anggota rapat.
8. Berpeganglah pada agenda. Jangan memanfaatkan rapat sebagai landasan untuk agenda pribadi anda. Jika anda merasa ingin berkatan, "Tanpa mengubah bahan bahasan .." maka katupkan mulut anda.
9. Kembangkanlah gagasan orang lain. Orang yang suka menonjolkan diri tidak akan melakukan hal ini. Ketua rapat akan melihat dan menghargai anda bila anda melakukannya. Jangan ubah fokus terlalu dini.
10. Bersikaplah optimis tentang kelompok. Sikap yang positif mengenai apa yang dapat dicapai kelompok akan terwujud dalam tindakan.
11. Berikan tantangan kepada kelompok. Ajukan pertanyaan "Bagaimana jika..". Ajaklah anggota melihat berbagai kemungkinannya.
12. Kritiklah gagasan, bukan orangnya. Keraslah terhadap gagasan, tetapi lunaklah terhadap orang. Bila anda menantang suatu gagasan, semangatilah orangnya.
13. Jangan gunakan kelompok sebagai pengganti diskusi langsung dengan anggota tertentu secara individual. Jangan buang waktu kelompok dengan melontarkan bahasan yang dapat dipecah secara orang per orang. Jangan permalukan orang dengan menyuarakan kritikan di depan umum. Meskipun anda bukanlah orang yang dipermalukan, anda akan dinilai secara negatif oleh kelompok karena kekurangbijaksanaan anda.
14. Berdirilah jika perlu. Tampilkan kepemimpinan anda pada saat kritis tanpa melangkahi ketua formal.
15. Kemukakan janji tindak lanjut. Jika hanya sedikit anggota yang bersedia menjanjikan tindak lanjut, anda harus berdiri menyatakan kesediaan anda.
Semoga sukses. (Rekan-Kantor)